Kallion Musiikkikoulun asiakasrekisterin tietosuojaseloste

EUROOPAN PARLAMENTIN JA NEUVOSTON ASETUS (EU) 2016/679, annettu 27.4.2016, luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta (yleinen tietosuoja-asetus). Asetuksen mukainen tietosuojaseloste.

(seloste päivitetty 13.5.2019)

  1. Rekisterin nimi

Kallion Musiikkikoulun oppilas- ja työntekijärekisteri.

 

  1. Rekisterinpitäjä ja rekisterin yhteyshenkilö

Kallion Musiikkikoulun kannatusyhdistys ry

Y-tunnus: 0790807-0

Agricolankatu 4, 00530 Helsinki

Yhteyshenkilö: rehtori Kaisa Saarikorpi

Puhelin 050 350 3755

Sähköposti kaisa.saarikorpi(at)kallionmusiikkikoulu.fi

Käytössä on Eepos-oppilashallinto-ohjelma ja Visma Netvisor-laskutusohjelma.

 

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Tietoja käytetään oppilaiden opintojen ja opintosuoritusten kirjaamiseen. Yhteystietoja tarvitaan myös laskutusta varten. Koulun tiedotteiden lähettämistä ja opettajien yhteydenpitoa varten tarvitaan oppilaiden ja huoltajien puhelinnumerot ja sähköpostiosoitteet. Edellä kuvattu tehtävien hoito muodostaa oikeutetun edun.

 

  1. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin sisältämät tiedot

Rekisteri sisältää musiikkikoulun oppilaiden, alaikäisten oppilaiden vanhempien ja opettajien henkilötietoja. Henkilötiedot on kerätty Eepos-oppilashallinto-ohjelmaan ja sieltä yhteystiedot (oppilaan nimi, huoltajan nimi, postiosoite ja sähköposti) siirtyvät laskutuksen yhteydessä Visma Netvisor-laskutusohjelmaan.

Rekisterissä käsitellään edellä määritettyjen tarkoitusten kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Tällaisia ovat etenkin henkilön etu- ja sukunimi, äidinkieli, postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja oppilaiden osalta syntymäaika. Musiikkikoulussa annetaan taiteen perusopetusta yleisen ja laajan oppimäärän mukaan. Oppimäärän suorituksesta saa todistuksen, johon tarvitaan oppilaan yksilöimistä varten henkilötunnus. Se pyydetään erikseen. Alaikäisten oppilaiden huoltajien tiedot ovat etu- ja sukunimi, postiosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Opettajien tiedot ovat etu- ja sukunimi, postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja henkilötunnus, jota tarvitaan palkanmaksua ja verojen maksua varten.

Lisäksi rekisterissä on opintojen alkamis- ja päättymispäivä sekä valokuvien, videoiden ja tuotosten käyttölupa tai -kielto. Laskutusrekisterissä on laskutus- ja perintätiedot. Perintätiedot poistetaan tilikauden päätyttyä.

 

  1. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteri perustuu Kallion Musiikkikouluun oppilaaksi ilmoittautuneiden antamiin tietoihin

 

  1. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Ei tietoluovutuksia.

 

  1. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisterin henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

 

  1. Rekisterin suojauksen periaatteet
  2.                   Manuaalinen aineisto

Rekisteristä ei muodosteta pysyviä manuaalisia aineistoja. Mahdolliset tilapäiset ja työaikaiset listaukset hävitetään käytön jälkeen.

 

  1.                   Automaattisesti käsiteltävät tiedot

Rekisterin tietoja säilytetään tietokantamuodossa Eepoksen suojatussa ja vartioidussa palvelukeskuksessa. Eepos vakuuttaa, että sen pilvipalvelut noudattavat yleisen tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.

Rekisterin tietoja on mahdollista käsitellä ainoastaan käyttöliittymän avulla ja vain kirjautumalla käyttäjätunnuksella ja salasanoilla tunnistautuneena käyttäjänä. Käyttäjän ja järjestelmän välinen liikenne on https-suojattua.

 

Rekisterin käyttäjillä on vain heidän työtehtäviensä kannalta tarpeelliset oikeudet käsitellä tietoja. Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän työntekijöillä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin rekisterinpitäjän myöntämällä käyttöoikeudella.

Tietoja käsitellään huolellisesti ja luottamuksellisesti. Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.

 

  1. Tarkastus- ja korjausoikeus

 

Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukainen oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Rekisteröidyn pyynnöstä teemme henkilötietoihin tarpeelliset oikaisut ja täydennykset tai poistamme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot. Tietojen tarkastus ja päivitys tapahtuu kirjautumalla omilla tunnuksilla Eepos-oppilashallinto-ohjelmaan.

 

  1. Tietojen säilytys

Rekisterin henkilötietojen tarpeellisuus arvioidaan säännöllisesti, pääsääntöisesti vuosittain. Virheelliset tiedot korjataan säännönmukaisesti. Tiedot tuhotaan välittömästi, kun henkilön tiedot käyvät tarpeettomiksi rekisterin käyttötarkoituksen kannalta. Oppilas- ja opettajatiedoista säilytetään tarpeelliset tiedot tulevia todistustarpeita varten.